Apégate a las legislaciones fiscales, por medio de la tecnología

Todas las empresas que producen, distribuyen y comercializan productos, tienen obligaciones fiscales que cumplir. Pero ojo, no todos los procesos de facturación electrónica son iguales en todos los países; todo cambia dependiendo el régimen bajo el que se encuentren y las legislaciones, procedimientos y leyes locales que se deban cumplir.

En el caso particular de México, por ejemplo, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) señala que las empresas tienen la obligación mantener actualizada la información de su RFC, así como expedir sus facturas de manera electrónica y llevar un adecuado manejo contable para la presentación de declaraciones mensuales, anuales e informativas, que tienen una periodicidad semestral.

“El uso de herramientas tecnológicas de gestión empresarial (ERP) facilita la integración de datos a todos los niveles administrativos de contabilidad y de finanzas. Lo anterior se hace más claro cuando se utiliza una sola plataforma que hace que los datos correspondan de manera clara y precisa. Por ello resulta fundamental contar con herramientas que automatizan y optimizan el proceso de timbrado y la facturación, para registrar, en tiempo real, cada transacción de la organización, de modo que la información siempre es precisa”, comenta Elisa García Barragán, VP de Customer Success de Netsoft, firma mexicana Partner No. 1 de Oracle Netsuite en Latam.

La tecnología, desde luego, ayuda a los colaboradores a asegurar que estos procedimientos se realicen en tiempo y forma, disminuyendo además el margen de error que se produce con el trabajo manual. Y es que revisar cientos o miles de cuentas al mes, calcular montos y luego ingresar cada transacción en hojas de cálculo convencionales puede ser muy agotador, lo que se presta a imprecisiones en las cifras.

“Es por eso que en Netsoft la opinión y sugerencias que proporciona el personal operativo para seleccionar el software que más conviene a las labores diarias es primordial. Al momento de la integración no sólo se considera la opinión de un jefe de departamento, sino que se toma en cuenta a todos aquellos involucrados en la inclusión de datos en el sistema, los que realizan reportes y, por supuesto, los tomadores de decisiones”, enfatiza García Barragán.

Otra de las obligaciones empresariales en la actualidad es el levantamiento de inventario de existencias al 31 de diciembre de cada año. El software empresarial ayuda a las empresas a agilizar los procesos en el almacén, para conocer en tiempo real, y en todo momento, la disponibilidad de la mercancía, organizar los productos y tomar bien informadas al momento de generar el levantamiento solicitado por la autoridad fiscal.

No utilizar estas plataformas puede generar imprecisiones y retrasos en los tiempos de entrega, incurriendo en incumplimientos con el SAT que se pueden transformar en consecuencias como multas y sanciones.

La gestión administrativa se debe apoyar en un software que integre todos los datos financieros de la compañía en el mismo sistema.

Unificar toda esa información, permite a las empresas tener todo el control y visibilidad en cuanto a los números correspondientes a la administración, para el correcto cumplimiento de dicha obligación.

“Las empresas requieren de un aliado que les ayude a cumplir correctamente los procesos de timbrado de documentos a través de regulaciones actuales, para la realización de sus trámites correspondientes con agilidad, que deriva en el cumplimiento tributario. Además, permite impulsar al negocio a nivel local por medio de la interacción eficiente con clientes, proveedores y también con autoridades locales. En Netsoft contamos con las validaciones que las compañías necesitan y las ponemos a disposición de los administradores, para que su trabajo no se vea entorpecido al momento de legalizar documentos o transacciones, y estén siempre al día con el SAT”, señala la VP de Customer Success de Netsoft.

La gestión correcta de la facturación electrónica e inventario, se pueden realizar desde una única interfaz intuitiva y con múltiples funcionalidades, para conseguir objetivos puntuales como:

• Simplificar el trabajo de facturación.

• Acceder a los datos, transacciones y cálculos en tiempo real.

• Visualizar la información para su utilización en auditorías.

• Generar archivos y facturaciones electrónicas en XML y PDF.

• Facilitar el acceso e interacción de los clientes y proveedores para la generación de facturas a través de un portal intuitivo.

En conclusión, la tecnología llegó para hacer cada vez más fáciles los procesos de facturación y contabilidad en las compañías, lo que a su vez se traduce en menos riesgo de incumplimiento con la autoridad fiscal y crecimiento del negocio de forma sustancial. Resistirse a adoptar este tipo de soluciones, implica una desventaja considerable contra la competencia, y un alto riesgo de generar problemas en materia tributaria.