Optimización interacción con proveedores usando software

La optimización de procesos es primordial para cualquier negocio, sobre todo si se ejecuta con herramientas digitales. Además, dentro de la cadena de suministro es importante contar con una agilidad que permita obtener ahorros sustanciales de tiempo, reducción de costes operativos y simplificación de las operaciones.

Uno de los pasos más importantes en los que se consiguen beneficios es en la gestión de proveedores, un proceso fundamental para el éxito de cualquier organización.

“Es muy importante para cualquier corporativo poner foco en la forma en la que se elige, trabaja y analiza a las empresas que suministran y proveen diversos insumos necesarios para la producción. Si esto se hace de forma correcta y con base en herramientas tecnológicas como un ERP en la nube, se puede desencadenar una serie de beneficios que marcarán una diferencia importante con su competencia”, considera Elisa García Barragán, VP de Customer Success de Netsoft, firma mexicana Partner No. 1 de Oracle Netsuite en Latam.

Pero, ¿Cómo puedo convertirme en su mejor aliado?

1. Analiza

Como vínculo corporativo, y haciendo uso de un software empresarial, como un ERP en la nube, tienes acceso a ciencia cierta a la información sobre la cantidad de pedidos o proyectos  realizados, el porcentaje de éxito en la entrega de los mismos, y al número de solicitudes pendientes.

De ese modo, podrás determinar si en realidad estás trabajando con el proveedor ideal, así como si esa empresa se está adaptando al crecimiento de tu corporativo, o se requiere evaluar otras opciones con la capacidad de atender una demanda de mayor volumen.

2. Comunica eficazmente

Al automatizar notificaciones de diversas situaciones y requerimientos del negocio -lo cual puede gestionarse a través de dicho software empresarial-, es posible ser más eficaces en la comunicación con tus proveedores.

Esto debido a que cualquier aviso que se envíe y se reciba por parte del proveedor se realiza de forma inmediata y permite plantear las reestructuraciones o modificaciones necesarias en los procesos, con argumentos creíbles y datos confiables, y no con base en especulaciones.

Con esto tendrás una visión más clara sobre las entregas de tú proveedor, las entradas de facturas, devoluciones, actualizaciones de inventario y ejecución de pedidos; lo que fomenta una comunicación basada en datos reales, actualizados y creíbles.

3. Ahorra

Como consecuencia de todo lo anterior, tu empresa podrá ahorrar tiempo, esfuerzo, y por ende dinero. De ese modo, el personal podrá enfocarse en labores estratégicas o cognitivas y no en la realización de informes manuales; lo que antes, sin una implementación digital, implicaba demasiado tiempo de forma tradicional.

Lo anterior deriva en la posibilidad de agregar nuevos proveedores a tu base corporativa, adjuntar información de contacto, ingresar datos y mostrar reportes de actividades de forma automática, lo que se traduce en mayor productividad en menos tiempo.

4. Optimiza el stock

Uno de los aspectos más importantes en el que la tecnología ayuda a los corporativos es en la planificación de compras e inventarios. Tener en la mira esta parte de tu proceso te ayudará a no interrumpir en ningún momento el chequeo de inventario y organización de la compra de materia prima y productos.

Sin tecnología, este proceso puede incurrir en errores de cálculo, además de que se le destina demasiado tiempo. Un ERP, por el contrario, te permite tener una visión completa del stock en tiempo real y en una sola pantalla, obteniendo mayor claridad para la toma de decisiones y sobre la existencia de productos por cada categoría, haciendo que los pedidos sean más precisos -lo cual complacerá a tus proveedores-, y a su vez no impacten en el estado financiero de la compañía.

5. Mejora el seguimiento

Continuando con el tema de los pedidos, la tecnología brinda esa transparencia en el seguimiento de todas y cada una de las órdenes que realiza la empresa. Esto es de suma importancia ya que así se puede determinar qué tan efectivo es el proveedor o si existen áreas de mejora en el proceso -de ambas partes-, y así evitar retrasos o malas prácticas

“Mediante un ERP en la nube el personal es notificado sobre cada pedido realizado, además de la fecha y horario en el que recibió la mercancía, lo que permite tener un control exacto en cuanto a entregas pendientes, pagos y facturas, así como recibos para el proveedor. Con lo anterior se puede conocer con qué velocidad trabaja la empresa suministradora del corporativo, analizar el impacto de la dinámica, el ritmo de trabajo que se ha establecido y determinar qué tan rentable es colaborar con ellos (o si se requiere un replanteamiento de la relación laboral)”, comenta Elisa García Barragán, VP de Customer Success de Netsoft.

La tecnología está evolucionando la forma en la que las compañías operan en la actualidad, lo que hace que la gestión eficiente y automatizada en las diversas áreas de la cadena de suministro sea una necesidad latente. Desde luego, la gestión y trato con proveedores es una parte fundamental de dichos procesos, en donde no se pueden permitir errores e imprecisiones que, por más mínimas que puedan parecer, pueden generar un impacto negativo importante en materia financiera y organizacional.